เริ่มจากวันตัดรอบและรายการงานค้าง
ตรวจข้อตกลงเดิมก่อนย้าย ทั้งระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า ค่าบริการค้าง ขอบเขตงาน และการคืนเอกสาร จากนั้นตกลงงวดสุดท้ายที่สำนักงานเดิมดูแลและงวดแรกของทีมใหม่
วันตัดรอบต้องครอบคลุมทั้งบัญชีและการยื่นแบบ คำว่า “ถึงเดือนกันยายน” ยังไม่ชัด หากบัญชีเดือนกันยายนเสร็จแต่แบบที่เกี่ยวข้องยังไม่ยื่น ควรแจกแจงแต่ละงาน สถานะ และผู้รับผิดชอบให้จบ
ไม่จำเป็นต้องถือว่าทุกอย่างเสร็จแล้ว รายการสิ่งที่ขาดช่วยให้ทีมใหม่ประเมินได้ ระบุว่าได้รับแล้ว ยังไม่ได้รับ หรือต้องกระทบยอด เพื่อแยกงานสะสางออกจากงานประจำ
เอกสารที่ควรขอสำหรับส่งมอบ
- ข้อมูลบัญชี: งบทดลอง ณ วันตัดรอบ บัญชีแยกประเภท ผังบัญชี และรายการบันทึกบัญชีที่มี
- รายละเอียดประกอบ: ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินทรัพย์ถาวร เงินกู้ และรายการสำคัญในงบแสดงฐานะการเงิน
- เงินสดและธนาคาร: รายการเดินบัญชี งบกระทบยอด และผลต่างที่ยังไม่สะสาง
- เอกสารต้นทาง: ใบแจ้งหนี้ซื้อและขาย ใบเสร็จ สัญญา และใบลดหนี้ของงวดที่ตกลง
- ภาษี: แบบ VAT และหัก ณ ที่จ่ายตามกรณี หนังสือรับรอง ใบรับแบบ หลักฐานชำระ และหนังสือติดต่อที่ยังค้าง
- งานสิ้นปี: งบการเงิน รายงานผู้สอบบัญชี แบบภาษีเงินได้นิติบุคคลปีก่อน และสถานะปีปัจจุบัน
- เงินเดือนถ้าอยู่ในขอบเขต: สรุปเงินเดือน แบบที่เกี่ยวข้อง และข้อมูลพนักงานผ่านช่องทางที่ตกลงให้ปลอดภัย
- ระบบ: ชื่อซอฟต์แวร์ เจ้าของสิทธิ รูปแบบไฟล์ส่งออก และรายการผู้ใช้กับสิทธิการเข้าถึง
จัดเอกสารตามงวดและประเภท ระบุว่าใครเก็บต้นฉบับ และตรวจว่าไฟล์ส่งออกเปิดและใช้งานได้จริง
ระบุผู้รับผิดชอบการยื่นแบบทุกงวด
จัดทำรายการส่งมอบร่วมกับบริษัทและสำนักงานบัญชีทั้งสองฝ่าย ตารางต่อไปนี้เป็นโครงสร้างแนะนำ ไม่ใช่การกำหนดหน้าที่ตายตัว
| งาน | ข้อมูลที่ต้องระบุ | หลักฐานว่างานเสร็จ |
|---|---|---|
| งวดรายเดือนสุดท้าย | ใครปิดบัญชี จัดทำแบบ อนุมัติ และชำระ | งบทดลองสุดท้าย แบบยื่น และใบเสร็จชำระ |
| งวดแรกของทีมใหม่ | วันเริ่มงาน วันส่งเอกสาร และยอดยกมาที่ใช้ | ยอดยกมาที่ตรวจรับและตารางงานรายเดือน |
| งานสิ้นปี | ใครจัดทำงบ ประสานงานสอบบัญชี และดูแลแบบภาษี | ขอบเขตเป็นลายลักษณ์อักษร กำหนดเวลา และรายการงานค้าง |
| สิทธิการเข้าถึง | เจ้าของบัญชีระบบ ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาต และวันยกเลิกสิทธิเดิม | ทดสอบสิทธิ สำรองไฟล์ และยกเลิกสิทธิที่ไม่ใช้แล้ว |
บริษัทควรรักษาการควบคุมเอกสารและบัญชีระบบ ใช้สิทธิรายบุคคลและขั้นตอนมอบอำนาจที่เหมาะสม ไม่ควรใส่รหัสผ่านในตารางส่งมอบหรือแบบฟอร์มติดต่อ
ตรวจรับก่อนปิดงานส่งมอบ
- ตรวจความครบถ้วน: เทียบรายการที่ขอกับไฟล์ที่ได้รับจริง
- ตรวจความต่อเนื่อง: กระทบยอดงบทดลองปิดกับยอดยกมาของทีมใหม่และรายละเอียดประกอบ
- ตรวจการยื่น: เทียบสถานะกับหลักฐานยื่นและชำระ พร้อมระบุงวดที่ยังมีปัญหา
- ตรวจสิทธิ: ยืนยันว่าบริษัทและทีมใหม่เข้าถึงข้อมูลและไฟล์ที่จำเป็นได้
- ตกลงงานที่เหลือ: ระบุผู้รับผิดชอบ ขอบเขต และวันที่คาดว่าจะเสร็จแต่ละรายการ
ระยะเวลาขึ้นอยู่กับเอกสาร ซอฟต์แวร์ การยื่นปัจจุบัน และงานค้าง ควรแยกค่าตั้งต้นและงานสะสางออกจากค่ารายเดือน ดู คู่มือเปรียบเทียบใบเสนอราคาบัญชี
เมื่อทราบสถานะงานแล้ว สามารถปรึกษา บริการจัดทำบัญชี หรือ ขอบเขตบัญชีภายนอก กับ YPN
คำถามที่พบบ่อย
เปลี่ยนสำนักงานบัญชีกลางปีได้หรือไม่?
สามารถวางแผนส่งมอบกลางปีได้ โดยตรวจเงื่อนไขเดิมและตกลงวันตัดรอบ การยื่นปัจจุบัน และงานสิ้นปีกับฝ่ายที่เกี่ยวข้องก่อน
หากเอกสารบางส่วนหายควรทำอย่างไร?
ทำรายการช่องว่างและหลักฐานอื่นที่มี ทีมใหม่ต้องประเมินงานจัดทำข้อมูลทดแทนหรือกระทบยอดก่อนยืนยันราคา ขอบเขต และเวลา
สำนักงานใหม่ต้องรับผิดชอบปีก่อนโดยอัตโนมัติหรือไม่?
ไม่ควรถือเช่นนั้น ต้องระบุแยกว่าใครดูแลงวดก่อนหน้า งบประจำปี การประสานงานสอบบัญชี และแบบภาษี วันส่งมอบอย่างเดียวไม่ได้กำหนดขอบเขตเหล่านี้
กำลังวางแผนเปลี่ยนสำนักงานบัญชี?
แจ้งวันที่ต้องการส่งมอบ งวดล่าสุดที่เสร็จ และงานที่ยังค้าง