จ่ายเงินเดือนครั้งแรกในไทย: เช็กลิสต์เตรียมข้อมูล ตรวจสอบ และอนุมัติสำหรับนายจ้าง

ตกลงว่าใครเป็นผู้จัดทำ อนุมัติ และสั่งจ่าย

เริ่มจากปฏิทินเงินเดือนแบบสั้นที่อิงวันจ่ายจริง ระบุวันสุดท้ายสำหรับส่งข้อมูลพนักงานและรายได้ผันแปร วันที่ร่างจะพร้อม วันที่นายจ้างจะอนุมัติ และวันที่ผู้มีอำนาจจะสั่งจ่าย เผื่อเวลาสำหรับรอบประมวลผลของธนาคารและการแก้ไขด้วย

ระบุผู้รับผิดชอบแต่ละหน้าที่ให้ชัดเจน

เลื่อนตารางไปด้านข้างเพื่อดูทุกคอลัมน์

ในบริษัทขนาดเล็ก คนหนึ่งอาจรับผิดชอบหลายหน้าที่ ถึงอย่างนั้นก็ควรบันทึกการจัดทำและการอนุมัติเป็นคนละขั้นตอน หากใช้ผู้ให้บริการเงินเดือน ให้ยืนยันว่าขอบเขตงานครอบคลุมการจัดทำ การยื่นแบบ การสร้างไฟล์ธนาคาร หรือการดำเนินการจ่ายเงินส่วนใดบ้าง การได้รับไฟล์สำหรับจ่ายเงินไม่ได้แปลว่าโอนเงินเดือนแล้ว

ตรวจความพร้อมก่อนคำนวณครั้งแรก

การขึ้นทะเบียนนายจ้างและลูกจ้าง

ตรวจสอบการขึ้นทะเบียนบริษัทกับสำนักงานประกันสังคม และการขึ้นทะเบียนลูกจ้างแต่ละคนที่เข้าเงื่อนไข แม้ลูกจ้างเคยเป็นผู้ประกันตนมาก่อน ก็ยังต้องตรวจข้อมูลการทำงานกับนายจ้างรายใหม่

คำแนะนำของแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน สปส.1-03 กำหนดให้แจ้งภายใน 30 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างเป็นผู้ประกันตน และแยกกรณีลูกจ้างที่เคยกับไม่เคยขึ้นทะเบียนมาก่อน ใช้วันเริ่มงานจริงและตรวจสอบคุณสมบัติของลูกจ้าง โดยแยกเรื่องนี้ออกจากการกำหนดวันตัดรอบเงินเดือน ดูแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนและคำแนะนำของสำนักงานประกันสังคม หน้า 2

ยืนยันสิทธิ์เข้าใช้งานช่องทางยื่นแบบที่จำเป็น ผู้มีอำนาจยื่น และวิธีเตรียมเงินสำหรับชำระตามกฎหมาย รวมถึงหน้าที่เกี่ยวกับกองทุนเงินทดแทนและกองทุนสำรองเลี้ยงชีพหากเกี่ยวข้อง หากมีพนักงานต่างชาติ ให้จัดการประเด็นสิทธิในการทำงานกับผู้รับผิดชอบก่อนถือว่าการเตรียมระบบเงินเดือนเสร็จสมบูรณ์ การคำนวณเงินเดือนไม่ได้ยืนยันว่าบุคคลนั้นได้รับอนุญาตให้ทำงาน

ข้อมูลพนักงานที่ตรวจสอบแล้วชุดเดียว

จัดเตรียมข้อมูลสำหรับพนักงานแต่ละคนดังนี้

• ข้อมูลระบุตัวตนและเลขประจำตัวที่ต้องใช้รายงานภาษีและประกันสังคม
• วันเริ่มงานจริง เงื่อนไขการจ้าง และงวดจ่ายที่ตกลงกัน
• เงินเดือน เบี้ยเลี้ยง และองค์ประกอบค่าตอบแทนอื่น พร้อมวันที่เริ่มมีผล
• ข้อมูลบัญชีธนาคารสำหรับรับเงินเดือนที่ตรวจสอบแล้ว
• ข้อมูลลูกจ้างและหลักฐานประกอบที่ต้องใช้คำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• ข้อมูลเวลาทำงาน การลา ค่าล่วงเวลา ค่าคอมมิชชัน หรือโบนัสของงวดแรกที่อนุมัติแล้วและเกี่ยวข้อง
• เงื่อนไขกองทุนสำรองเลี้ยงชีพหรือสวัสดิการอื่น หากมี

ใช้ช่องทางที่ตกลงกันและจำกัดสิทธิ์เข้าถึงเอกสารเหล่านี้ ให้เข้าถึงเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูล และบันทึกการเปลี่ยนแปลงไว้ สำหรับการสอบถามครั้งแรก แจ้งจำนวนพนักงาน วันจ่ายครั้งแรก และความช่วยเหลือที่ต้องการก่อน แล้วจึงส่งเอกสารระบุตัวตนและข้อมูลธนาคารผ่านช่องทางที่ตกลงสำหรับงานนั้น

จัดทำและทดสอบร่างเงินเดือนครั้งแรก

เงินเดือนครั้งแรกยังไม่มีงวดก่อนหน้าให้เปรียบเทียบ จึงควรตรวจร่างกับเงื่อนไขการจ้างที่ลงนามและข้อมูลที่อนุมัติแล้ว

หากพนักงานเริ่มงานระหว่างงวด ให้ยืนยันหลักเกณฑ์การคำนวณก่อนอนุมัติยอด เช่นเดียวกับค่าล่วงเวลา การลาโดยไม่รับค่าจ้าง และสวัสดิการ ควรบันทึกว่ารายการนั้นใช้หลักเกณฑ์ใดและข้อมูลตั้งต้นอะไร อย่าใช้ค่าเริ่มต้นของซอฟต์แวร์โดยไม่มีผู้ตรวจสอบว่าเหมาะกับกรณีนั้นหรือไม่

ขอให้ผู้จัดทำแสดงรายการต่อไปนี้สำหรับพนักงานแต่ละคน

1. เงินเดือนและรายได้ผันแปรของงวด
2. วิธีปฏิบัติต่อเบี้ยเลี้ยง สวัสดิการ และเงินคืนค่าใช้จ่าย
3. เงินสมทบประกันสังคมส่วนลูกจ้าง ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเงินหักอื่นที่เกี่ยวข้อง
4. เงินเดือนสุทธิที่ต้องจ่าย
5. เงินสมทบและต้นทุนอื่นของนายจ้างที่แสดงแยกต่างหาก

การหักภาษีจากเงินเดือนใช้หลักเกณฑ์สำหรับเงินได้จากการจ้างแรงงาน มาตรา 50(1) แห่งประมวลรัษฎากรกำหนดวิธีคำนวณโดยคำนึงถึงเงินได้และความถี่ในการจ่าย อัตราร้อยละที่ใช้กับใบแจ้งหนี้ค่าบริการของผู้ขายจึงไม่ใช่อัตราภาษีเงินเดือนที่นำมาใช้ได้โดยอัตโนมัติ ให้ผู้จัดทำใช้กฎปัจจุบัน ข้อเท็จจริงของลูกจ้าง และหลักฐานประกอบ ดูประมวลรัษฎากร มาตรา 40 และ 50 จากกรมสรรพากร

สำหรับประกันสังคม ให้สอบถามว่าฐานค่าจ้าง อัตรา และเพดานใดใช้กับลูกจ้างคนนี้ในงวดนี้ ตรวจว่าเงินหักส่วนลูกจ้างและเงินสมทบส่วนนายจ้างบันทึกแยกกัน ตารางเงินสมทบที่คัดลอกจากคู่มือเก่าเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอสำหรับเตรียมเงินเดือนครั้งใหม่

หากโอนเงินคืนค่าใช้จ่ายพร้อมเงินเดือน ให้แสดงแยกในชุดเอกสารขออนุมัติและตรวจสอบวิธีปฏิบัติต่อรายการนั้น ยอดโอนผ่านธนาคารอาจต่างจากยอดเงินเดือนสุทธิได้ แต่ต้องมีคำอธิบายส่วนต่างเป็นลายลักษณ์อักษร

ตรวจร่างก่อนอนุมัติ

ตรวจพนักงานทุกคนในงวดแรก ยอดรวมที่ดูสมเหตุสมผลยังอาจมีพนักงานตกหล่น การจ่ายซ้ำ หรือเลขบัญชีผิด

ใช้รายการตรวจสอบต่อไปนี้

• จำนวนพนักงาน: รายชื่อในเงินเดือนตรงกับผู้ที่ต้องได้รับค่าจ้างในงวดนี้หรือไม่
• วันที่และรายได้: วันเริ่มงาน การปรับเงินเดือน และรายได้ผันแปรตรงกับข้อมูลที่อนุมัติหรือไม่
• การคำนวณ: การคำนวณงวดแรก เงินหัก และเงินสุทธิมีข้อมูลรองรับหรือไม่
• ต้นทุนของนายจ้าง: แสดงเงินสมทบส่วนนายจ้างแยกไว้ และไม่รวมเป็นเงินหักของลูกจ้างหรือไม่
• ข้อมูลจ่ายเงิน: ตรวจบัญชีธนาคารแล้วหรือไม่ และรายชื่อผู้รับเงินตรงกับรายชื่อในเงินเดือนหรือไม่
• ยอดรวม: ผลรวมของพนักงานแต่ละคนตรงกับสรุปเงินเดือนและคำสั่งจ่ายหรือไม่
• รายการที่ยังไม่จบ: แต่ละประเด็นมีผู้รับผิดชอบและระบุสิ่งที่ต้องตัดสินใจก่อนสั่งจ่ายหรือไม่

เมื่อมีการเปลี่ยนรายการ ให้บันทึกสิ่งที่แก้ไข ออกร่างฉบับใหม่ ตรวจตัวเลขที่ได้รับผลกระทบ และยืนยันยอดรวมใหม่ เก็บฉบับเดิมเป็นประวัติ แทนการแก้ไฟล์ที่อนุมัติแล้วโดยไม่มีคำอธิบาย

อนุมัติฉบับที่ระบุชัดเจน

การอนุมัติของนายจ้างควรระบุได้ว่าอนุญาตให้จ่ายอะไร ใช้บันทึกลักษณะนี้สำหรับงวดแรก

เลื่อนตารางไปด้านข้างเพื่อดูทุกคอลัมน์

ตารางนี้เป็นตัวอย่างบันทึกควบคุมภายใน ไม่ใช่แบบฟอร์มตามกฎหมาย รายละเอียดการคำนวณรายบุคคลควรพร้อมให้ผู้ตรวจสอบที่ได้รับสิทธิ์เข้าถึง

หากโบนัส เลขบัญชี หรือเงินเดือนเปลี่ยนหลังอนุมัติ ให้ออกฉบับใหม่และขออนุมัติอีกครั้ง ผูกคำสั่งจ่ายของธนาคารกับฉบับนั้น การสั่งอย่างไม่เป็นทางการว่า “เพิ่มเข้าไปในยอดโอนเลย” อาจทำให้ข้อมูลเงินเดือน ไฟล์ธนาคาร และข้อมูลภาษีมียอดไม่ตรงกัน

ยืนยันการจ่าย การยื่นแบบ และการกระทบยอด

ตรวจว่าคำสั่งจ่ายใช้เงินเดือนฉบับที่อนุมัติ วันจ่ายถูกต้อง และบัญชีปลายทางเป็นของพนักงานที่ต้องการจ่าย หลังสั่งจ่ายให้ตรวจผลจากธนาคาร การอัปโหลดไฟล์หรือการตั้งเวลาโอนไม่ใช่หลักฐานว่าพนักงานทุกคนได้รับเงินแล้ว หากมีรายการถูกปฏิเสธ ให้มอบหมายผู้แก้ไขและบันทึกผลสุดท้าย

ส่งสลิปเงินเดือนรายบุคคลผ่านช่องทางที่ตกลงกัน เก็บสลิป หลักฐานยืนยันการจ่าย และการแก้ไขให้เชื่อมโยงกับงวดเดียวกัน

ติดตามงานตามกฎหมายแยกจากการจ่ายเงินเดือน ติดตามกำหนดยื่นแบบโดยไม่ผูกกับวันที่สั่งจ่าย และยืนยันวิธีปฏิบัติเมื่อมีการจ่ายล่าช้าหรือแก้ไขการจ่าย สำหรับแต่ละรายการที่เกี่ยวข้อง ให้บันทึกงวด วันครบกำหนด ผู้รับผิดชอบ หลักฐานยื่นสำเร็จ และหลักฐานชำระเงิน การยื่นแบบแล้วกับการชำระภาษีหรือเงินสมทบแล้วเป็นสิ่งที่ต้องตรวจคนละข้อ

สำหรับภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากการจ้างแรงงาน ปฏิทินของกรมสรรพากรระบุ ภ.ง.ด.1 และแยกกำหนดยื่นทั่วไปกับทางอินเทอร์เน็ต ตรวจเดือนและช่องทางที่ใช้จริง รวมถึงการขยายเวลาและวันหยุดที่เกี่ยวข้อง กำหนดส่งเอกสารภายในควรเผื่อเวลาจัดทำและอนุมัติ ดูปฏิทินภาษีอากรของกรมสรรพากร

แบบสรุปประจำปี ภ.ง.ด.1 ก เป็นอีกงานที่ควรเตรียมตั้งแต่งวดแรก คำแนะนำครอบคลุมเงินได้จากการจ้างแรงงานที่ต้องรายงาน รวมถึงพนักงานที่มีเงินได้ต่ำกว่าเกณฑ์หักภาษี และระบุกำหนดยื่นพื้นฐานภายในเดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไป งานนี้แยกจากการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของลูกจ้าง ดูแบบ ภ.ง.ด.1 ก และคำแนะนำจากกรมสรรพากร และคู่มือแบบภาษีไทยของ YPN สำหรับแบบรายเดือนและรายปีที่เกี่ยวข้อง

สุดท้าย กระทบยอดสรุปเงินเดือนกับยอดจ่ายเงินเดือนผ่านธนาคาร ต้นทุนของนายจ้าง และยอดภาษีหรือเงินสมทบค้างชำระ ส่งสรุปที่อนุมัติและหลักฐานการจ่ายให้ทีมบัญชี เพื่อเชื่อมโยงเงินเดือนเข้ากับการจัดทำบัญชีและกระทบยอดของบริษัท

เก็บแฟ้มเงินเดือนครั้งแรกให้ครบ

ก่อนถือว่างวดแรกเสร็จสมบูรณ์ ตรวจว่ามีรายการเหล่านี้แล้ว

• ข้อมูลพนักงานที่ตรวจสอบแล้วและหลักฐานขึ้นทะเบียนที่เกี่ยวข้อง
• ข้อมูลตั้งต้น หลักเกณฑ์การคำนวณ และเอกสารประกอบที่ตกลงกัน
• ร่างเงินเดือนที่ผ่านการตรวจและแก้ไขครบแล้ว
• การอนุมัติของนายจ้างสำหรับฉบับที่ใช้จ่ายจริง
• สลิปเงินเดือนรายบุคคลและผลยืนยันการจ่ายเงินเดือน
• หลักฐานยื่นแบบและชำระเงินตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
• สรุปเงินเดือนที่ส่งให้บัญชี พร้อมคำอธิบายส่วนต่าง

ยกไปงวดถัดไปเฉพาะข้อมูลพนักงานและองค์ประกอบค่าตอบแทนประจำที่อนุมัติแล้ว เก็บและอนุมัติข้อมูลผันแปรใหม่ของแต่ละงวด และหาสาเหตุของรายการแก้ไขจากเงินเดือนครั้งแรกก่อนเกิดซ้ำ

เตรียมเงินเดือนครั้งแรกกับ YPN

YPN ให้บริการประมวลผลเงินเดือน จัดทำสลิป ไฟล์จ่ายเงินผ่านธนาคาร และช่วยงานประกันสังคมกับการยื่นภาษีของพนักงาน แจ้งจำนวนพนักงาน วันเริ่มงานที่วางแผนไว้ วันจ่ายครั้งแรก และสิ่งที่เตรียมเสร็จแล้ว เพื่อร่วมกันกำหนดผู้รับผิดชอบการจัดทำ การอนุมัติของนายจ้าง และการยื่นแบบสำหรับบริษัทของคุณ

ปรึกษา YPN เรื่องเงินเดือนครั้งแรก