ปิดบัญชีประจำปีในไทย: เช็กลิสต์เตรียมเอกสารให้ผู้สอบบัญชี

แยกงานทั้งสามส่วนให้ชัดเจน

การปิดบัญชี การสอบบัญชี และการยื่นเอกสารประจำปีเป็นงานคนละส่วนกัน

• การปิดบัญชีประจำปี: บันทึกธุรกรรมของงวด กระทบยอด ตรวจสอบรายการปรับปรุงปิดบัญชี และจัดทำงบการเงิน
• การสอบบัญชีตามกฎหมาย: ผู้สอบบัญชีตรวจสอบงบการเงินและหลักฐานประกอบ แล้วแสดงความเห็นต่องบการเงิน
• การอนุมัติและยื่นเอกสาร: ดำเนินการให้บริษัทอนุมัติตามที่กฎหมายกำหนด ยื่นงบการเงินและแบบภาษีที่เกี่ยวข้อง พร้อมเก็บหลักฐานการยื่นและชำระเงิน

ตามมาตรา 11 แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี งบการเงินของบริษัทจำกัดในไทยต้องได้รับการตรวจสอบและแสดงความเห็นโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ข้อยกเว้นที่กฎหมายกำหนดสำหรับห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนขนาดเล็กบางประเภทไม่ครอบคลุมบริษัทจำกัด การที่บริษัทยังไม่มีรายได้จึงไม่ได้ทำให้พ้นหน้าที่สอบบัญชีประจำปี

ตกลงให้ชัดว่าใครจัดทำ ตรวจทาน อนุมัติ ยื่นเอกสาร และชำระเงิน การว่าจ้างทำบัญชีรายเดือนไม่ได้หมายความว่าขอบเขตหรือค่าบริการงานประจำปีจะได้รับการตกลงไว้แล้วเสมอไป ดูบริการสอบบัญชีประจำปีตามกฎหมายของ YPN เพื่อใช้ประกอบการกำหนดขอบเขตงาน

1. กำหนดรอบบัญชี ผู้รับผิดชอบ และวันส่งเอกสาร

ก่อนรวบรวมแฟ้มสำหรับผู้สอบบัญชี ควรยืนยันเรื่องต่อไปนี้

• รอบระยะเวลาบัญชี: ระบุวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด อย่าสมมติว่าทุกบริษัทปิดบัญชีวันที่ 31 ธันวาคม รอบแรกอาจสั้นกว่าหนึ่งปีได้ โดยมาตรา 10 แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี กำหนดให้ปิดบัญชีครั้งแรกภายในสิบสองเดือนนับแต่วันเริ่มทำบัญชี
• ยอดตั้งต้น: ระบุงบการเงินที่ได้รับอนุมัติของปีก่อน งบทดลองหลังปิดบัญชี และรายการปรับปรุงที่ยกมาในปีนี้ สำหรับบริษัทใหม่ ให้ระบุเอกสารและรายการเปิดบัญชีแทน
• งานที่ยังค้าง: ทำรายการเดือนที่ยังทำบัญชีไม่เสร็จ รายการเดินบัญชีที่ขาด ยอดที่ยังอธิบายไม่ได้ และแบบภาษีที่ยังไม่ยื่น งานสะสางบัญชีควรมีขอบเขตและกำหนดเวลาของตนเอง
• วันส่งมอบงาน: ตกลงวันที่บริษัทจะส่งเอกสาร วันที่ผู้ทำบัญชีจะส่งร่างงบการเงิน และวันที่ผู้สอบบัญชีต้องใช้ตารางประกอบ
• ผู้รับผิดชอบ: ระบุผู้ประสานงานของบริษัท ผู้ติดต่อด้านบัญชี ผู้ติดต่อด้านสอบบัญชี และผู้อนุมัติของบริษัท รวมถึงผู้มีอำนาจอนุมัติการชำระเงินและการยื่นเอกสาร

หากบริษัทมีสินค้าคงเหลือ ให้หารือเรื่องการตรวจนับสินค้าจริงและความต้องการของผู้สอบบัญชี ก่อนวันตรวจนับ หลักฐานบางอย่างไม่สามารถจัดทำย้อนหลังให้เทียบเท่าการตรวจนับจริงได้ด้วยการส่งสเปรดชีตหลังจากนั้นหลายเดือน

วันส่งมอบเอกสารเป็นกำหนดการทำงานที่ตกลงร่วมกัน ควรแยกออกจากกำหนดอนุมัติและยื่นเอกสารตามกฎหมาย

2. จัดแฟ้มเอกสารปิดบัญชีและสอบบัญชีประจำปี

จัดทำสารบัญเอกสารหนึ่งชุดสำหรับรอบบัญชีนั้น แต่ละหัวข้อที่เกี่ยวข้องควรเชื่อมหลักฐานประกอบเข้ากับตารางรายละเอียดและบัญชีในงบทดลอง หากจะระบุว่าเรื่องใดไม่เกี่ยวข้องกับบริษัท ต้องตรวจสอบเหตุผลก่อน

เลื่อนตารางไปด้านข้างเพื่อดูทุกคอลัมน์

ตารางนี้ช่วยจัดเอกสาร แต่ไม่ใช่รายการขอเอกสารทั้งหมดของผู้สอบบัญชี บริษัทที่มีสินค้าคงเหลือ ธุรกรรมเงินตราต่างประเทศ กิจการที่ได้รับส่งเสริมจาก BOI หรือยอดระหว่างบริษัทในกลุ่ม อาจต้องมีตารางเพิ่มเติม ส่วนบริษัทที่ไม่มีพนักงานไม่จำเป็นต้องจัดแฟ้มเงินเดือนเพียงเพื่อให้ครบทุกช่องในตาราง

มาตรา 12 แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี กำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีส่งมอบเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีให้ผู้ทำบัญชีอย่างถูกต้องครบถ้วน จึงควรมีบันทึกว่าได้ส่งอะไรแล้ว และยังขาดอะไรอยู่

สำหรับการดูแลข้อมูลบัญชีและการกระทบยอดระหว่างปี ดูบริการจัดทำบัญชีและรายงานการเงิน ส่วนรายละเอียดของแบบภาษี ดูคู่มือแบบภาษีไทย โดยไม่ควรถือว่าบริษัทต้องยื่นทุกแบบที่ปรากฏในคู่มือ

3. แยกสถานะ “ได้รับแล้ว” ออกจาก “ตรวจสอบแล้ว”

ใช้สี่สถานะ ได้แก่ ยังขาด, ได้รับแล้ว, ตรวจสอบแล้ว และ มีประเด็นรอคำตอบ เอกสารอาจส่งถึงแล้ว แต่ตัวเลขยังไม่ได้กระทบยอด สถานะ “ตรวจสอบแล้ว” ในตารางเตรียมงานหมายถึงได้ทำการตรวจสอบเพื่อเตรียมเอกสารตามที่ระบุไว้ครบแล้ว ไม่ได้หมายความว่าผู้สอบบัญชียอมรับรายการนั้นหรือสอบบัญชีเสร็จแล้ว

นำโครงสร้างด้านล่างไปใช้ในตารางติดตามร่วมกัน และกำหนดผู้รับผิดชอบกับวันเป้าหมายให้ทุกรายการที่ยังไม่เรียบร้อย

เลื่อนตารางไปด้านข้างเพื่อดูทุกคอลัมน์

ระบุเอกสารอ้างอิงให้ละเอียดพอที่คนอื่นจะเปิดไฟล์ที่ถูกต้องได้ หากจำเป็นให้บันทึกชื่อบัญชี งวด และจำนวนเงินด้วย หลีกเลี่ยงคำกว้าง ๆ เช่น “ปัญหาภาษี” โดยไม่บอกว่าเกี่ยวข้องกับแบบภาษีหรือยอดใด

ตัวอย่างการใช้งาน: ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับหลังวันสิ้นปี

สมมติว่าบริษัทได้รับใบแจ้งหนี้ในเดือนมกราคม โดยระบุว่าเป็นค่าบริการของเดือนธันวาคม อย่าตัดสินว่าต้องบันทึกในงวดใดจากวันชำระเงินเพียงอย่างเดียว ควรส่งใบแจ้งหนี้ สัญญา ช่วงเวลาที่ให้บริการ และหลักฐานการส่งมอบให้ผู้ทำบัญชีพิจารณาวิธีบันทึก

ตารางติดตามควรระบุว่าใครกำลังรวบรวมหลักฐาน กระทบงวดใด และมีข้อเสนอให้ปรับปรุงบัญชีหรือไม่ เมื่อได้ข้อสรุปแล้ว ให้เชื่อมบันทึกการตัดสินใจเข้ากับรายการสมุดรายวันและตารางฉบับปรับปรุง ตัวอย่างนี้เป็นสถานการณ์สมมติ ไม่ใช่ธุรกรรมของลูกค้า YPN

4. ตรวจทานแฟ้มก่อนส่งให้ผู้สอบบัญชี

ตรวจสอบประเด็นเหล่านี้ร่วมกับทีมบัญชี

1. ยอดต่าง ๆ เชื่อมโยงกันหรือไม่? งบทดลอง ตารางประกอบ และร่างงบการเงินควรกระทบยอดกันได้ หากมีผลต่างให้หาคำอธิบาย แทนการเปลี่ยนตัวเลขหนึ่งให้เท่ากับอีกตัวเลขหนึ่งโดยไม่มีเหตุผลรองรับ
2. ข้อมูลครบรอบบัญชีหรือไม่? ตรวจหาเดือนที่ขาดและธุรกรรมใกล้วันสิ้นปี สอบถามใบแจ้งหนี้ที่มาช้า ใบลดหนี้ หนี้สินที่ยังไม่ได้บันทึก และเหตุการณ์สำคัญหลังวันสิ้นงวด
3. เข้าใจผลต่างทางภาษีแล้วหรือไม่? กระทบบัญชีกับแบบภาษีและหนังสือรับรองที่เกี่ยวข้อง ตัวเลขบัญชีกับภาษีไม่จำเป็นต้องเท่ากันทุกกรณี แต่ผลต่างควรมีคำอธิบายและวิธีปฏิบัติที่บันทึกไว้
4. ติดตามประเด็นที่ยังค้างได้หรือไม่? ทุกประเด็นควรมีผู้รับผิดชอบ เอกสารอ้างอิง และสิ่งที่ต้องทำต่อ ให้ผู้สอบบัญชียืนยันรายการที่ต้องการเพิ่มเติมและผลต่อกำหนดงาน

ส่งมอบไฟล์ที่ระบุวันที่ของเวอร์ชัน และเก็บบันทึกรายการปรับปรุงภายหลัง เพื่อไม่ให้บัญชีแยกประเภท ตารางประกอบ และงบการเงินฉบับปรับปรุงกลายเป็นข้อมูลคนละเวอร์ชันที่ขัดกัน

ตัดสินใจว่าจะส่งมอบแฟ้มอย่างไร

ใช้เกณฑ์เตรียมงานต่อไปนี้ร่วมกับผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชี แต่ละกลุ่มอธิบายสภาพของแฟ้มเอกสาร ไม่ใช่ข้อสรุปจากการสอบบัญชี

เลื่อนตารางไปด้านข้างเพื่อดูทุกคอลัมน์

คำถามสำคัญคือ คนอื่นสามารถย้อนจากยอดแต่ละรายการไปถึงหลักฐาน และเข้าใจได้หรือไม่ว่ายังมีเรื่องใดค้างอยู่ การส่งแฟ้มไม่ครบโดยไม่แจ้ง ทำให้เกิดปัญหาต่างจากการส่งพร้อมรายการประเด็นที่ระบุและตกลงกันไว้อย่างชัดเจน

5. ติดตามการอนุมัติและยื่นเอกสารจนเสร็จ

ลำดับการเตรียมงานคือ รวบรวมและกระทบยอดข้อมูล → จัดทำงบการเงิน → ดำเนินงานสอบบัญชีให้เสร็จ → ขออนุมัติตามที่กำหนด → ยื่นเอกสารที่เกี่ยวข้อง งานภาษีประจำปีมีกำหนดของตนเอง จึงควรวางแผนควบคู่กับลำดับนี้

สำหรับบริษัทจำกัดในไทย มาตรา 11 แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี กำหนดให้ยื่นงบการเงิน ภายในหนึ่งเดือนนับแต่วันที่งบการเงินได้รับอนุมัติจากที่ประชุมใหญ่ ควรตรวจสอบข้อกำหนดและกำหนดเวลาของการประชุมแยกต่างหาก การได้รับรายงานผู้สอบบัญชีไม่ได้ทำให้ขั้นตอนอนุมัติหรือยื่นงบการเงินเสร็จไปด้วย

คำแนะนำภาษีเงินได้นิติบุคคลของกรมสรรพากร ระบุกำหนดปกติของการยื่นแบบ ภ.ง.ด.50 ประจำปีไว้ที่ 150 วันนับแต่วันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี ติดตามกำหนดภาษีนี้แยกจากการอนุมัติของบริษัทและการยื่นงบการเงิน พร้อมยืนยันวันยื่นจริง ช่องทาง การขยายเวลาที่ใช้ได้ และวิธีชำระเงินสำหรับรอบบัญชีของบริษัท

เก็บหลักฐานความเสร็จของการยื่นแต่ละรายการ ได้แก่ เอกสารฉบับสุดท้าย การอนุมัติของบริษัท ใบรับการยื่น และหลักฐานชำระเงินเมื่อมีหน้าที่ต้องชำระ ร่างแบบภาษีหรืออีเมลที่แจ้งว่า “พร้อมแล้ว” ยังไม่ใช่หลักฐานว่ายื่นเอกสารเรียบร้อย

ต้องการความช่วยเหลือเตรียมปิดบัญชีประจำปีหรือไม่?

แจ้ง YPN ว่าบริษัทมีวันสิ้นรอบบัญชีเมื่อใด ทำบัญชีเสร็จถึงเดือนไหน และยังมีเอกสารหรือยอดสำคัญใดค้างอยู่ เราสามารถหารือเรื่องการสนับสนุนงานสอบบัญชีประจำปี การจัดทำบัญชีและกระทบยอด และการปฏิบัติหน้าที่ภาษีธุรกิจ โดยยืนยันหน้าที่ของแต่ละฝ่าย งานประจำปี และค่าบริการสะสางบัญชีที่เกี่ยวข้องไว้ในข้อตกลงว่าจ้าง

ปรึกษาเรื่องการเตรียมปิดบัญชีประจำปี