จดทะเบียนบริษัทแล้ว ต้องจัดการบัญชีอย่างไรใน 90 วันแรก

แผนงานบัญชีสำหรับ 90 วันแรก

ใช้แต่ละช่วงต่อไปนี้เพื่อแบ่งงาน และเลื่อนงานให้เร็วขึ้นเมื่อมีธุรกรรม วันเริ่มงานของพนักงาน หรือกำหนดยื่นแบบที่เกี่ยวข้อง

เลื่อนตารางไปด้านข้างเพื่อดูทุกคอลัมน์

ไม่ต้องรอถึงวันที่ 90 จึงขอรายงาน ควรตกลงวันปิดบัญชีและวันส่งรายงานครั้งแรกตั้งแต่เริ่มงานบัญชี

สัปดาห์แรก: จัดเอกสารและกำหนดหน้าที่

ยืนยันรอบบัญชีและผู้ทำบัญชี

บันทึกวันจดทะเบียน วันสิ้นรอบบัญชีปีแรก และผู้รับผิดชอบจัดทำบัญชี พระราชบัญญัติการบัญชีกำหนดให้ปิดบัญชีครั้งแรกภายใน 12 เดือนนับจากวันเริ่มทำบัญชี และกำหนดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนด ดูมาตรา 10 และมาตรา 19 แห่ง พระราชบัญญัติการบัญชี

ตกลงขอบเขตงานตั้งระบบครั้งแรกและงานประจำเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุวันตัดรับเอกสาร ภาษาของรายงาน รายงานที่จะได้รับ และผู้จัดเตรียม ผู้อนุมัติ ผู้ยื่นแบบ และผู้จ่ายภาษีสำหรับแบบที่เกี่ยวข้อง กรรมการบริษัทและสำนักงานบัญชีภายนอกควรใช้ตารางงานร่วมกัน แม้บริษัทมีรายการเพียงเล็กน้อย

รอบบัญชีแรกอาจสั้นกว่าหนึ่งปีเต็ม ตัวอย่างเช่น คำถามที่พบบ่อย ภ.ง.ด.51 ของกรมสรรพากร ข้อ 9 อธิบายว่าบริษัทที่มีรอบบัญชีแรกไม่ครบ 12 เดือนไม่ต้องยื่น ภ.ง.ด.51 สำหรับรอบนั้น ข้อยกเว้นนี้ไม่ได้ยกเลิกหน้าที่อื่น ควรให้ผู้ทำบัญชีระบุแบบที่ต้องยื่นโดยอิงรอบบัญชีและกิจกรรมจริงของบริษัท คู่มือแบบภาษีไทย ของเราอธิบายแบบยื่นแต่ละกลุ่ม

รวมข้อมูลบริษัทและจัดขั้นตอนรับส่งเอกสาร

รวบรวมเอกสารจดทะเบียน ชื่อบริษัท ที่อยู่จดทะเบียน เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ผู้มีอำนาจลงนาม และทะเบียนภาษีที่มีอยู่ไว้ด้วยกัน ใช้ข้อมูลที่ยืนยันแล้วนี้ในการสร้างข้อมูลลูกค้าและผู้ขาย

กำหนดว่าทีมจะเก็บใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ สัญญา และหลักฐานการจ่ายเงินที่ใด รายการบัญชีแต่ละรายการควรตรวจย้อนกลับถึงเอกสารประกอบได้ ตกลงว่าใครเก็บต้นฉบับและส่งสำเนาให้ผู้ทำบัญชีอย่างไร การมีโฟลเดอร์รูปถ่ายเพียงอย่างเดียวยังไม่ยืนยันว่าเอกสารที่จำเป็นครบถ้วนทั้งหมด

กำหนดหน้าที่สามส่วนให้ชัดเจน:

• ทีมปฏิบัติการ: ส่งเอกสารและอธิบายว่าซื้อ ขาย หรือตกลงเรื่องใด
• ผู้ทำบัญชี: บันทึกรายการ ตรวจวิธีปฏิบัติทางบัญชีและภาษี และแจ้งคำถามที่ยังไม่ได้ข้อสรุป
• ผู้อนุมัติของบริษัท: ยืนยันรายการและอนุมัติการจ่ายเงินกับการยื่นแบบภายในขอบเขตที่ตกลง

บริษัทขนาดเล็กอาจให้คนเดียวทำหลายหน้าที่ได้ แต่ควรระบุชื่อผู้รับผิดชอบของแต่ละขั้นตอน เพื่อไม่ให้คำถามที่ยังไม่มีคำตอบถูกเข้าใจว่าอนุมัติแล้ว

วางแผนบัญชีธนาคารและข้อมูลตั้งต้น

ตรวจสอบเอกสารที่ต้องใช้และสิทธิการเข้าถึงกับธนาคาร จัดวิธีรับรายการเดินบัญชีที่ครบถ้วนสำหรับบัญชีบริษัททุกบัญชี รวมถึงแพลตฟอร์มรับชำระเงินที่ใช้ในกิจการ แยกสิทธิอนุมัติการจ่ายเงินออกจากสิทธิที่ให้เพื่อทำงานบัญชี

เก็บหลักฐานการชำระทุน เงินกู้ เงินมัดจำ และการซื้อช่วงเริ่มต้น ให้ผู้ทำบัญชีกระทบข้อมูลตั้งต้นกับเอกสารจดทะเบียนและเอกสารแหล่งเงิน แทนการบันทึกยอดยกมาเพียงก้อนเดียวโดยไม่มีคำอธิบาย

หากผู้ก่อตั้งออกค่าใช้จ่ายตั้งบริษัทจากเงินส่วนตัว ให้เก็บใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จ หลักฐานการจ่าย วันที่จ่าย วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ และรายการที่ต้องการเบิกคืนไว้ด้วยกัน ให้ผู้ทำบัญชีประเมินวิธีบันทึกแต่ละรายการและความเพียงพอของเอกสารภาษี การจ่ายจากเงินส่วนตัวไม่ได้เป็นรายได้จากการขายโดยอัตโนมัติ และใบเสร็จในชื่อผู้ก่อตั้งก็ไม่ควรถูกถือเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีของบริษัทหรือภาษีซื้อโดยอัตโนมัติ

ธุรกรรมแรก: ทดสอบขั้นตอนก่อนใช้ซ้ำ

เมื่อเริ่มมีกิจกรรมจริง ให้ทดสอบเส้นทางเอกสารทั้งหมดจากธุรกรรมจริงหนึ่งรายการ ก่อนหน้านั้นสามารถตรวจตัวอย่างรูปแบบเอกสารได้ โดยไม่ต้องออกเอกสารขายที่ไม่มีธุรกรรมจริงหรือยื่นแบบภาษีเพื่อทดสอบ

ใบแจ้งหนี้ลูกค้าฉบับแรก

ตรวจข้อมูลบริษัทและลูกค้า เลขที่เอกสาร รายละเอียด วันที่ เงื่อนไขการชำระเงิน และสถานะ VAT ตกลงวิธีบันทึกใบลดหนี้ การคืนเงิน หรือเอกสารยกเลิก เพื่อให้ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงย้อนหลังได้

ยืนยันวิธีปฏิบัติด้าน VAT ก่อนตั้งค่าใบแจ้งหนี้ การจดทะเบียนบริษัทและการจดทะเบียน VAT เป็นคนละเรื่อง และคำตอบขึ้นอยู่กับลักษณะกิจการจริง ดู คู่มือจดทะเบียน VAT สำหรับเกณฑ์รายได้ รายการเตรียมเอกสาร และหน้าที่หลังจดทะเบียน แจ้งผู้ทำบัญชีหากมีลูกค้าต่างประเทศหรือกิจกรรมหลายประเภท แทนการสมมติว่าแบบเอกสารเดียวใช้ได้กับทุกการขาย

การจ่ายเงินให้ผู้ขายครั้งแรก

ตรวจให้สัญญาหรือใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย และคำสั่งจ่ายเงินตรงกัน ยืนยันผู้รับเงินและประเภทรายการก่อนพิจารณาว่าต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่ ผู้จ่ายเงินต้องทราบยอดที่อนุมัติและยอดหักภาษีที่เกี่ยวข้องก่อนโอนเงิน

คู่มือ ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 ของเราอธิบายข้อมูลที่ต้องใช้ประกอบการพิจารณานี้ เก็บหลักฐานการจ่ายเงินให้ผู้ขาย หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายถ้ามี และหลักฐานการยื่นแบบที่เกี่ยวข้องให้เชื่อมถึงรายการเดียวกัน

พนักงานคนแรกหรือระบบใหม่

หากเริ่มจ้างพนักงาน ให้ทบทวนการขึ้นทะเบียนในฐานะนายจ้าง ข้อมูลคำนวณเงินเดือน การอนุมัติ และการขึ้นทะเบียนที่เกี่ยวข้องก่อนรอบเงินเดือนแรก ตกลงว่าใครแจ้งการเปลี่ยนแปลงค่าจ้างหรือข้อมูลเวลาทำงานให้ทีมเงินเดือน และใครอนุมัติยอดจ่ายสุดท้าย บริการเงินเดือนของ YPN อธิบายงานที่เราช่วยดูแลได้

หากใช้ซอฟต์แวร์ใหม่ ให้ทดสอบรายการขาย ซื้อ รับเงิน และจ่ายเงินร่วมกับผู้ทำบัญชี ตรวจการตั้งค่าภาษีและยอดยกมาก่อนนำเข้าข้อมูลที่เหลือ YPN มี บริการตั้งค่าและอบรมโปรแกรมบัญชี รวมถึง FlowAccount โดยควรเลือกให้เหมาะกับกิจกรรมและขั้นตอนเอกสารของบริษัท

ปิดบัญชีเดือนแรก: ตรวจว่ารายงานบอกอะไรจริง

ยอดเงินในธนาคารเพียงอย่างเดียวไม่อธิบายใบแจ้งหนี้ที่ยังเก็บเงินไม่ได้ บิลผู้ขาย เงินที่ผู้ก่อตั้งนำเข้า หรือเอกสารที่ยังขาด ขอรายงานตามที่ตกลงและรายละเอียดการกระทบยอดที่รองรับรายงานนั้น

ใช้รายการตรวจสอบนี้ในการปิดบัญชีครั้งแรกและทำซ้ำในรอบต่อไป:

เลื่อนตารางไปด้านข้างเพื่อดูทุกคอลัมน์

สำหรับแต่ละประเด็นที่ยังไม่ได้ข้อสรุป ให้ระบุงวด จำนวนเงินเท่าที่ทราบ เอกสารที่ขาด ผู้รับผิดชอบ และผลต่อรายงานหรือการยื่นแบบ รายงานที่ระบุว่าเป็นฉบับสุดท้ายไม่ควรทำให้ทีมไม่ทราบว่ายังมียอดสำคัญที่ตรวจสอบไม่เสร็จ

บริการทำบัญชีและรายงานการเงินของ YPN ครอบคลุมการบันทึกรายการ การกระทบยอด และการจัดทำรายงานการเงิน ยืนยันรายการรายงานและกำหนดส่งในข้อตกลงว่าจ้าง งานตั้งระบบ งานจัดการบัญชีค้าง และงานประจำปีควรมีขอบเขตชัดเจนแยกกัน

จนถึงวันที่ 90: ทำให้การปิดบัญชีรายเดือนทำซ้ำได้

ทบทวนว่าการปิดบัญชีครั้งแรกติดขัดตรงไหน ผู้ขายส่งเอกสารไม่ครบหรือไม่ ค่าใช้จ่ายได้รับอนุมัติหลังจ่ายไปแล้วหรือไม่ สำนักงานต่างประเทศต้องการรายงานอีกรูปแบบหนึ่งหรือไม่ แก้ต้นเหตุที่เกิดซ้ำและมอบหมายให้ผู้ที่ปรับขั้นตอนได้เป็นผู้รับผิดชอบ

ในการปิดบัญชีแต่ละรอบถัดไป ให้ทบทวนเงินในธนาคาร การเก็บเงินลูกค้า การจ่ายผู้ขายที่กำลังจะถึงกำหนด และค่าใช้จ่ายจากแผนจ้างงานหรือซื้อทรัพย์สิน ถามว่าเอกสารที่ขาดส่งผลต่อตัวเลขอย่างไรก่อนใช้ตัวเลขนั้นตัดสินใจใช้เงิน และทบทวนด้วยว่ากิจกรรมที่เปลี่ยนไปทำให้มีเรื่องขึ้นทะเบียนหรือยื่นแบบเพิ่มเติมหรือไม่

แม้บริษัทยังไม่มียอดขาย ก็ต้องเก็บเอกสารและทบทวนสถานะต่อไป ความเคลื่อนไหวของทุน ค่าธรรมเนียมธนาคาร และค่าใช้จ่ายตั้งต้นอาจยังต้องบันทึก ถามว่าแบบใดต้องยื่นตามสถานะการขึ้นทะเบียนและธุรกรรมของบริษัท แทนการถือว่า “ไม่มีรายได้” หมายถึงไม่ต้องทำอะไรเลย

เมื่อสิ้นสุดกรอบวางแผนนี้ บริษัทควรมีระบบเอกสารที่ติดตามได้ ข้อมูลตั้งต้นที่ตรวจแล้ว การปิดบัญชีที่ทำซ้ำได้ รายงานที่เข้าใจ และผู้รับผิดชอบที่ชัดเจนสำหรับหน้าที่ถัดไป ช่องว่างที่ยังเหลือควรมองเห็นได้และมีแผนแก้ไข

กำลังวางระบบบัญชีให้บริษัทใหม่ใช่ไหม

YPN ช่วยดูแล การจดทะเบียนบริษัทและการตั้งระบบบัญชีหลังจดทะเบียน แจ้งวันจดทะเบียน ลักษณะกิจการ วันสิ้นรอบบัญชีแรก สถานะ VAT ธุรกรรมที่คาดว่าจะมี และแผนจ้างพนักงาน เพื่อพูดคุยขอบเขตงานตั้งต้นและงานบัญชีประจำที่เหมาะกับบริษัท

ปรึกษาการตั้งระบบบัญชีของบริษัท