บริษัทอาจมีกำไรแต่เงินในบัญชีธนาคารลดลงได้ ลูกค้าอาจยังไม่ชำระเงิน การซื้ออุปกรณ์ใช้เงินสด และการชำระคืนเงินต้นของเงินกู้ทำให้ยอดธนาคารลดลงโดยไม่ได้เป็นค่าใช้จ่ายดำเนินงานในลักษณะเดียวกัน หากต้องการเข้าใจผลของเดือนนั้น ควรอ่านงบกำไรขาดทุนควบคู่กับงบแสดงฐานะการเงิน การเคลื่อนไหวของเงินสด และยอดที่ต้องรับจากลูกค้าหรือจ่ายให้ผู้ขาย
คู่มือนี้อธิบายความเชื่อมโยงของรายงานเหล่านั้นด้วยตัวอย่างธุรกิจไทยสมมติและตัวเลขเงินบาท พร้อมลำดับสำหรับทบทวนรายงานทุกเดือน เพื่อให้การพูดคุยนำไปสู่การตัดสินใจและผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน
กำไร กระแสเงินสด และยอดธนาคารตอบคนละคำถาม
กำไร แสดงผลการดำเนินงานในช่วงเวลาหนึ่งตามเกณฑ์บัญชีที่ใช้ในรายงาน ภายใต้เกณฑ์คงค้าง บริษัทอาจรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายก่อนรับหรือจ่ายเงินที่เกี่ยวข้อง ค่าเสื่อมราคาก็เป็นอีกความแตกต่างหนึ่ง เพราะเป็นการปันส่วนต้นทุนสินทรัพย์เข้ารอบบัญชี โดยไม่ได้เกิดการจ่ายเงินใหม่ทุกเดือน
กระแสเงินสด แสดงเงินที่รับเข้าและจ่ายออกระหว่างงวด ส่วนยอดเงินในบัญชีธนาคาร คือจำนวนเงิน ณ วันใดวันหนึ่ง เดือนที่มีกำไรไม่จำเป็นต้องทำให้ยอดธนาคารเพิ่มขึ้น และยอดธนาคารที่เพิ่มขึ้นก็ไม่จำเป็นต้องมาจากกำไร เช่น เงินกู้ใหม่ทำให้มีเงินสดรับเข้า แต่ไม่ได้ทำให้เกิดรายได้จากการขาย
อ่านคำอธิบายเพิ่มเติมเรื่องจังหวะการรับรู้ตามเกณฑ์คงค้างและค่าใช้จ่ายที่ไม่ใช่เงินสดได้จากบทเปรียบเทียบกระแสเงินสดกับกำไรของ Association for Financial Professionals
คำอธิบาย IAS 7 ของ IFRS Foundation แยกกระแสเงินสดจากกิจกรรมดำเนินงาน กิจกรรมลงทุน และกิจกรรมจัดหาเงิน การแยกประเภทช่วยให้กรรมการอธิบายได้ว่าเงินไปอยู่ที่ใด ส่วนกรอบมาตรฐานบัญชีและงบการเงินตามกฎหมายที่บริษัทไทยต้องจัดทำ ควรยืนยันกับผู้ทำบัญชีของบริษัท ตัวอย่างในคู่มือนี้ใช้เพื่อการบริหาร ไม่ได้หมายความว่า SMEs ไทยทุกแห่งต้องจัดทำงบกระแสเงินสดรายเดือนตามกฎหมายในรูปแบบเดียวกัน
| รายงานหรือตารางประกอบ | คำถามที่ช่วยตอบ | สิ่งที่ควรเปรียบเทียบ |
|---|---|---|
| งบกำไรขาดทุน (P&L) | ธุรกิจมีกำไรในเดือนนี้หรือไม่ | เดือนปัจจุบัน งวดก่อน และงบประมาณที่เกี่ยวข้อง |
| งบแสดงฐานะการเงิน | บริษัทมีสินทรัพย์และหนี้สินอะไร ณ วันที่รายงาน | ยอดต้นงวดและปลายงวด พร้อมคำอธิบายการเปลี่ยนแปลงที่ผิดปกติ |
| รายงานการเคลื่อนไหวของเงินสด | เหตุใดเงินสดจึงเพิ่มหรือลดในเดือนนี้ | เงินสดต้นงวด เงินรับ เงินจ่าย และเงินสดปลายงวด |
| ตารางอายุลูกหนี้ | ยอดของลูกค้ารายใดยังไม่ได้รับชำระ | วันครบกำหนด ใบแจ้งหนี้ที่มีข้อโต้แย้ง และวันที่คาดว่าจะรับเงิน |
| ตารางอายุเจ้าหนี้ | ยอดของผู้ขายรายใดถึงกำหนดชำระ | วันจ่าย เงื่อนไขที่ตกลง และยอดที่มีข้อโต้แย้ง |
| ประมาณการเงินสดระยะสั้น | บริษัทจะชำระภาระที่กำลังถึงกำหนดได้หรือไม่ | วันที่คาดว่าจะรับเงินและกำหนดชำระจริง |
เลื่อนตารางไปด้านข้างเพื่อดูทุกคอลัมน์
ตกลงรายการรายงานและความถี่ในการจัดทำให้ชัดเจน รายงานกับตารางเหล่านี้เป็นตัวเลือกที่มีประโยชน์ ไม่ใช่คำยืนยันว่าทุกแพ็กเกจจัดทำบัญชีและรายงาน รวมทุกอย่างไว้แล้ว
ตัวอย่างสมมติ: กำไร 150,000 บาท แต่เงินสดลดลง 100,000 บาท
สมมติว่าบริษัทบริการแห่งหนึ่งกำลังทบทวนผลของหนึ่งเดือน ตัวเลขต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสมมติทั้งหมด เพื่อให้เห็นความเชื่อมโยงชัดเจน ตัวอย่างนี้ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีเงินได้ ดอกเบี้ย สินค้าคงเหลือ อัตราแลกเปลี่ยน เงินปันผล และการเคลื่อนไหวอื่น จุดเริ่มต้นคือกำไรก่อนภาษี ไม่ใช่กำไรหลังภาษี นี่เป็นตัวอย่างการกระทบยอด ไม่ใช่การคำนวณภาษีหรือรายงานของลูกค้า YPN จริง
งบกำไรขาดทุนของบริษัทแสดงดังนี้
| รายการในงบกำไรขาดทุน | บาท |
|---|---|
| รายได้ที่รับรู้ | 400,000 |
| ค่าใช้จ่ายดำเนินงาน ไม่รวมค่าเสื่อมราคา | (230,000) |
| ค่าเสื่อมราคา | (20,000) |
| กำไรก่อนภาษี | 150,000 |
เลื่อนตารางไปด้านข้างเพื่อดูทุกคอลัมน์
บริษัทเก็บเงินจากรายได้นี้ได้เพียง 220,000 บาท ลูกหนี้จึงเพิ่มขึ้น 180,000 บาท และจ่ายค่าใช้จ่ายดำเนินงานไป 200,000 บาท ทำให้เจ้าหนี้จากการดำเนินงานเพิ่มขึ้น 30,000 บาท ในเดือนสมมตินี้ไม่มีเงินรับ เงินจ่าย หรือการเปลี่ยนแปลงเงินทุนหมุนเวียนจากการดำเนินงานรายการอื่น
บริษัทยังจ่ายค่าอุปกรณ์ 80,000 บาท และชำระคืนเงินต้นของเงินกู้ 40,000 บาท ค่าเสื่อมราคาข้างต้นเกี่ยวกับสินทรัพย์ที่บริษัทมีอยู่ ไม่ใช่การจ่ายเงินครั้งที่สองสำหรับอุปกรณ์ที่ซื้อ
| กระทบยอดจากกำไรสู่เงินสด | บาท | เหตุผลที่ต้องปรับ |
|---|---|---|
| กำไรก่อนภาษี | 150,000 | เริ่มจากผลทางบัญชีของเดือน |
| บวกกลับค่าเสื่อมราคา | +20,000 | ค่าใช้จ่ายเดือนนี้ไม่ได้ทำให้เกิดการจ่ายเงินใหม่ |
| หักลูกหนี้ที่เพิ่มขึ้น | −180,000 | รายได้ที่รับรู้บางส่วนยังไม่ได้รับชำระ |
| บวกเจ้าหนี้จากการดำเนินงานที่เพิ่มขึ้น | +30,000 | ค่าใช้จ่ายที่รับรู้บางส่วนยังไม่ได้จ่าย |
| เงินสดจากการดำเนินงาน | 20,000 | เท่ากับเงินรับ 220,000 บาท ลบเงินจ่าย 200,000 บาท |
| จ่ายค่าอุปกรณ์ | −80,000 | เงินสดจ่ายจากกิจกรรมลงทุนในตัวอย่างนี้ |
| ชำระคืนเงินต้นของเงินกู้ | −40,000 | เงินสดจ่ายจากกิจกรรมจัดหาเงินในตัวอย่างนี้ |
| เงินสดเปลี่ยนแปลงสุทธิ | −100,000 | การเปลี่ยนแปลงรวมของเดือน |
เลื่อนตารางไปด้านข้างเพื่อดูทุกคอลัมน์
หากมีเงินสดต้นงวด 300,000 บาท เงินสดปลายงวดจะเหลือ 200,000 บาท การมีกำไรพร้อมกับยอดธนาคารลดลงจึงสอดคล้องกันได้ เพราะเป็นการวัดคนละเรื่อง ตารางกระทบยอดช่วยอธิบายส่วนต่าง
สิ่งที่ผู้บริหารควรทำจึงไม่ใช่ลดค่าใช้จ่ายทุกประเภททันที แต่ควรระบุว่าจะเก็บเงิน 180,000 บาทได้เมื่อใด ต้องจ่ายเจ้าหนี้ 30,000 บาทเมื่อใด และการจ่ายค่าอุปกรณ์กับชำระหนี้กระทบเงินสดในอีกไม่กี่สัปดาห์อย่างไร
อ่านชุดรายงานรายเดือนตามลำดับนี้
1. ตรวจงวดรายงานและความพร้อมของบัญชี
ก่อนเปรียบเทียบตัวเลข ยืนยันว่ารายงานครอบคลุมเดือนเดียวกันและใช้สกุลเงินเดียวกัน ถามว่ากระทบยอดบัญชีธนาคารแล้วหรือไม่ มีเอกสารสำคัญขาดหรือไม่ และรายงานเป็นฉบับสมบูรณ์หรือยังมีรายการชั่วคราว
รายการเดินบัญชีธนาคารเพียงอย่างเดียวไม่ได้พิสูจน์ว่าบัญชีครบถ้วน งบกำไรขาดทุนที่จัดรูปแบบเรียบร้อยก็เช่นกัน ยอดที่ไม่มีคำอธิบายหรือใบแจ้งหนี้ที่ขาดอาจเปลี่ยนการตีความผลได้
2. ทำความเข้าใจว่ากำไรมาจากอะไร
ดูรายได้ อัตรากำไรขั้นต้นเมื่อเกี่ยวข้อง ค่าใช้จ่ายดำเนินงาน และรายการผิดปกติ เปรียบเทียบกับงวดหรืองบประมาณที่เหมาะสม ธุรกิจตามฤดูกาลไม่ควรถือว่าเดือนก่อนหน้าเป็นตัวเปรียบเทียบที่ดีที่สุดเสมอไป
ถามว่าการเปลี่ยนแปลงใดเกิดจากการค้าปกติ การเปลี่ยนแปลงใดเกิดจากจังหวะเวลา และรายการใดเกิดครั้งเดียว อย่าถือว่ารายได้ที่เพิ่มหรือค่าใช้จ่ายที่ลดลงชั่วคราวเป็นการดีขึ้นถาวรโดยไม่มีคำอธิบาย
3. อธิบายการเคลื่อนไหวของเงินสด
เริ่มจากเงินสดต้นงวดแล้วกระทบยอดไปถึงปลายงวด แยกเงินรับและจ่ายจากการค้าปกติออกจากการซื้ออุปกรณ์ การกู้หรือชำระเงินกู้ และเงินทุนจากเจ้าของ ในตัวอย่างสมมติ การดำเนินงานสร้างเงินสด แต่การลงทุนและชำระหนี้ใช้เงินมากกว่าที่สร้างได้
เงินสดที่ลดลงอาจเป็นไปตามแผน เช่น การซื้ออุปกรณ์ที่บริษัทมีเงินรองรับ ส่วนเงินสดที่เพิ่มอาจมาจากการกู้ยืม เครื่องหมายบวกหรือลบเพียงอย่างเดียวจึงยังบอกไม่ได้ว่าธุรกิจดำเนินงานดีหรือไม่
4. ทบทวนยอดที่ยังไม่ได้รับและภาระที่ถึงกำหนด
ขอตารางลูกหนี้แยกตามวันครบกำหนด แทนการดูเพียงยอดรวม แยกยอดเกินกำหนด ยอดที่มีข้อโต้แย้ง และยอดที่ยังไม่ถึงกำหนด กำหนดผู้รับผิดชอบกับขั้นตอนถัดไปให้แต่ละประเด็นติดตามหนี้
ทำเช่นเดียวกันกับผู้ขายและภาระอื่น เจ้าหนี้ 30,000 บาทที่ยังไม่จ่ายในตัวอย่างช่วยให้เงินสดเดือนนี้ดีขึ้น แต่ยังเป็นภาระที่ต้องชำระ การเลื่อนจ่ายไม่ได้ทำให้ความสามารถทำกำไรดีขึ้นอย่างถาวร
รวมเงินเดือนที่กำลังจะจ่าย ภาษีที่เกี่ยวข้อง และภาระทางการเงินไว้ในการทบทวนเงินสด ใช้คู่มือแบบภาษีไทย เพื่อดูหัวข้อการยื่นที่เกี่ยวข้อง แล้วจึงยืนยันหน้าที่และกำหนดเวลาจริงของบริษัท
5. นำผลทบทวนไปทำประมาณการระยะสั้นและกำหนดงาน
รายงานย้อนหลังอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นแล้ว ส่วนประมาณการเงินสดพิจารณาสิ่งที่อาจเกิดขึ้นต่อไป โดยใช้วันที่คาดว่าจะรับชำระจากลูกค้าและภาระจ่ายจริง แยกมุมมองทั้งสองให้ชัดเจน
บันทึกสมมติฐาน โดยเฉพาะเงินรับที่ยังไม่แน่นอน หากลูกค้ารายใหญ่จ่ายช้ากว่าคาด ให้แสดงว่าสิ่งใดเปลี่ยนไปและต้องทบทวนการจ่ายหรือการหาเงินทุนเรื่องใด ผลที่ใช้ได้จริงคือข้อสรุปที่มีผู้รับผิดชอบและวันทบทวน
คำถามที่ควรคุยกับผู้ทำบัญชี
ใช้คำถามเหล่านี้เริ่มทบทวนรายงานรายเดือน
- ตัวเลขใดยังเป็นรายการชั่วคราว และเอกสารที่ขาดรายการใดอาจเปลี่ยนผลได้
- อะไรอธิบายส่วนต่างระหว่างกำไรกับการเปลี่ยนแปลงของเงินสด
- ใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดรายการใดต้องดำเนินการ และใครจะติดต่อลูกค้า
- มีเงินจ่ายใดถึงกำหนดก่อนเงินรับที่คาดไว้รอบถัดไป
- รายการอุปกรณ์ เงินกู้ หรือธุรกรรมของเจ้าของทำให้เงินสดเคลื่อนไหวผิดปกติหรือไม่
- สมมติฐานใดจะเปลี่ยนประมาณการมากที่สุดหากไม่เป็นไปตามที่คาด
- เราควรตัดสินใจอะไรตอนนี้ และยังต้องการข้อมูลใด
สำหรับสำนักงานใหญ่ต่างประเทศ ควรตกลงภาษา งวดรายงาน สกุลเงิน และระดับรายละเอียดด้วย บริการบัญชีหลายภาษา ช่วยทำความชัดเจนเรื่องรูปแบบที่ต้องการได้ แต่ไม่ควรปล่อยให้รายงานไทยกับรายงานกลุ่มครอบคลุมคนละงวดโดยไม่มีคำอธิบาย
ตกลงขอบเขตรายงานก่อนปิดบัญชีครั้งถัดไป
แจ้งผู้ทำบัญชีว่าต้องการใช้รายงานรายเดือนประกอบการตัดสินใจเรื่องใด เช่น ควบคุมลูกหนี้ วางแผนซื้ออุปกรณ์ เปรียบเทียบต้นทุนจริงกับงบประมาณ หรือดูเงินที่พร้อมใช้ก่อนจ่ายเงินเดือนรอบถัดไป
YPN ให้บริการที่ปรึกษาธุรกิจ ครอบคลุมการวิเคราะห์ผลการดำเนินงาน ประมาณการ และงบประมาณควบคู่กับงานบัญชี ควรตกลงรายงาน ความถี่ในการทบทวน และผู้รับผิดชอบให้เหมาะกับบริษัทของคุณ
ปรึกษาเรื่องรายงานและการทบทวนกระแสเงินสดของบริษัท แจ้งการตัดสินใจที่ต้องการทำและรายงานที่มีอยู่ แล้วตกลงช่องทางที่เหมาะสมก่อนส่งข้อมูลการเงินที่เป็นความลับ